map
Witamy w naszym serwisie. UWAGA aby uzyskać dostęp do wszystkich zasobów zaloguj się.
Twoja lokalizacja: Start / Baza wiedzy  /  e-Biuletyn KIDP  /  Inne  /  Jak rozliczysz podatkowo wydatki na autostrady i parkingi poniesione przez Twoich pracowników?
Artykuły
Jak rozliczysz podatkowo wydatki na autostrady i parkingi poniesione przez Twoich pracowników?
Firma, którą rozliczam, zwraca pracownikom koszty opłat za przejazd autostradą oraz koszty opłat parkingowych poniesionych podczas podróży służbowej. Czy wydatki takie są kosztem podatkowym firmy?
 
Odpowiedź eksperta:
Wydatki z tytułu używania samochodu przez pracownika
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu;
b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Przepisami wydanymi przez właściwego ministra, o których mowa powyżej, są regulacje rozporządzenia z 25 marca 2002 r., które w odniesieniu do samochodów osobowych wprowadzają zasadę, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

a) dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
b) dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.
 
Opłaty za autostrady i opłaty parkingowe jako koszt
Problem praktyczny związany ze stosowaniem przez podatników powyższych przepisów pojawia się w momencie, w którym przedsiębiorcy próbują określić, czy opłaty za przejazd autostradą lub opłaty parkingowe również można zaliczyć do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że wydatkami takimi są nie tylko wydatki o charakterze ściśle eksploatacyjnym ponoszone w czasie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika (a więc np. wydatki na paliwo), ale także inne wydatki związane z używaniem samochodu prywatnego pracownika do odbycia takiej podróży. Ponieważ jednak zagadnienie to nie było jednoznacznie rozstrzygane przez organy podatkowe, ostateczne wyjaśnienie spornej kwestii zawiera interpretacja Ministra Finansów z 8 kwietnia 2010 r.
 
• Pismo Ministra Finansów z 8 kwietnia 2010 r., nr DD6/033-101-2/MZG/09/PK-579
• Wyrok WSA w Warszawie z 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1502/09 

Pamiętaj!
Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

• nazwisko i imię,
• adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu oraz
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
 
Ewidencja stanowi warunek uznania wydatków za koszt podatkowy. W razie jej braku wydatki z tytułu używania samochodów nie będą stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Czy zwrot opłat jest przychodem pracownika?
Z punktu widzenia PIT należy rozstrzygnąć, czy zwrot opisywanych opłat stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od opodatkowania są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Jak z powyższego wynika, opisywanemu zwolnieniu (do wysokości określonych limitów) podlegają nie tylko diety wypłacone pracownikom w związku z podróżą służbową, ale także inne należności, do których zaliczyć można opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą. Stanowisko to podzielane jest również przez organy skarbowe.

• Pismo Naczelnika Opolskiego US z 30 października 2006 r., nr PD/415-11/MM/06 

Pamiętaj!
Opisywane zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracownika i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 21 ust. 13 ustawy o PIT).
 
Czy opłaty za autostrady i opłaty parkingowe podlegają VAT?
Co do zasady opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazd autostradą nie są powiększone o VAT, gdyż jednostki pobierające powyższe opłaty nie są podatnikami VAT. Dotyczy to przede wszystkim opłat za parkowanie pojazdów na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania, co potwierdzają także organy podatkowe.

• Pismo dyrektora IS w Katowicach z 27 lipca 2009 r., nr IBPP1/443-369/09/AS

Parkingi hotelowe
Może jednak zdarzyć się, że przebywający w podróży służbowej pracownik zaparkuje na przykład na parkingu niepodlegającym przepisom o parkowaniu na drogach publicznych (np. na parkingu hotelowym). W takim przypadku, jeżeli opłata jest powiększana o kwotę VAT, zastosowanie znajdzie reguła ogólna odliczania podatku zawarta w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W takiej sytuacji należy przyjąć, że wydatek poniesiony przez pracownika (refundowany następnie przez Twoją firmę) wiąże się z jej działalnością gospodarczą i w konsekwencji będzie ona uprawniona do odliczenia VAT.

Czy refundację wydatku powinieneś udokumentować fakturą?
Opodatkowaniu VAT nie będzie podlegała natomiast sama refundacja pracownikowi poniesionych wydatków. W takim przypadku nie dochodzi bowiem do wykonywania przez Twoją spółkę czynności opodatkowanej. Stanowisko to podzielane jest także przez organy podatkowe.
• Pismo dyrektora IS w Warszawie z 19 września 2008 r., nr IP-PP2-443-993/08-2/AZ

Dowód księgowy
Różnego rodzaju koszty związane z parkowaniem oraz opłatami za przejazd autostradą najprawdopodobniej są związane z podróżą służbową pracownika. Za przejazd autostradą oraz parking zostaje wydany paragon, który spełnia warunki do uznania go za dowód księgowy, jeśli zostanie uzupełniony o konieczne dane (art. 21 ust. 1 UoR), czego możesz dokonać bezpośrednio na odwrocie paragonu lub na odrębnym dowodzie wewnętrznym.
 
Jak zaksięgować opłaty za przejazd autostradą i parkowanie?
Sposób księgowania powinien wynikać z dokumentacji polityki rachunkowości (art. 10 UoR), która obejmuje między innymi wykaz kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
W ewidencji księgowej opłaty za przejazd autostradą potwierdzoną paragonem możesz ująć następująco:
 
• Wn "Podatki i opłaty",
• Wn "VAT naliczony",
• Ma "Rozrachunki z pracownikami" (analitycznie: imienne konto pracownika).

Podstawa prawna:
• art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz ust. 5 ustawy o CIT;
• § 2 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.);
• art. 21 ust. 1 pkt 16 oraz ust. 13 ustawy o PIT;
• art. 15 ust. 6 i art. 86 ust. 1 ustawy o VAT;
• art. 10, art. 21 ust. 1 UoR

Andrzej Malinowski, prawnik w kancelarii adwokatów i radców prawnych
Artykuł pochodzi z miesięcznika "Koszty w firmie" - zamów już dziś!
Ocena:
Komentarze (0)
Opcja dodawania komentarzy jest zarezerwowana wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników.
Aby się zalogować kliknij.
Kategorie:
Najpopularniejsze:
Logowanie
Pomoc
Login
Hasło
Publikować mogą tylko zalogowani użytkownicy. Aby się zalogować użyj swojego loginu i hasła z mdoradcy.
BIP
Powered by multiCMS :: Projekt i wykonanie BerMar multimedia :: © Krajowa Izba Doradców Podatkowych
Start   ::   START BIZNES   ::   Kontakt